Imprimir Ayuda Apolo Ultra - Versión 2018.NICSP.Net - Recibos de Caja Menor

Esta opción corresponde a la elaboración de los recibos de caja menor de la Entidad. Con esta opción se podrán manejar la caja menor llevando el control de los gastos que se paguen con estos recursos. Usted podrá elaborar los recibos para soportar los gastos en que se incurrió. El programa le llevará un control exacto de cuanto es el saldo que le va quedando descontados los pagos efectuados por compras. También le hará el control entre el saldo que le queda al registro presupuestal y rubros involucrados y el saldo que usted debe tener en caja. Es importante aclarar que al momento de elaborar estos recibos, usted no afecta la parte contable ni presupuestal, debido a que esto debe hacerse en el modulo de contabilidad; esta opción le permite es controlar la caja.

Tipo de Documento: En este campo deberá seleccionar el tipo de documento que representa a los recibos de caja menor. Estos codigos que aparecen en este campo debieron ser creados previamente en la opción pertinente. Es decir, en la opción que aparece en link de abajo. Tipos de Documentos

#.Recibo de Caja: En este campo escriba el número del recibo de caja menor que va a elaborar. Este número el programa lo coloca automáticamente con base en el consecutivo, pero usted lo puede editar. En caso de que este número esté registrado ya como recibo, el programa le informará a través de una mensaje.

Fecha Recibo: En este campo escriba la fecha en que esta elaborando el recibo de caja menor. El programa le validará la fecha con respecto al cierre actual. El mes y el año con que usted ingresa al programa en control de usuarios se validarán con esta fecha, en caso de que difiera el mes o el año, el programa le advertirá y no lo dejará continuar.

Registro Presupuestal: Escoja el registro presupuestal elaborado previamente en presupuesto que servirá como fuente del recurso desde donde se afectarán los pagos de la caja menor. Este registro deben estar creados previamente en la opción pertinente. Usted NO podrá afectar ni elaborar recibos de caja menor si previamente no existe el registro presupuestal, es decir, que este documento es prerequisito. Es importante decir que sólo aparecerán registros en este campo para escoger únicamente cuando estos tengan saldo por obligar, en caso contrario no aparecerán en este campo, por lo tanto, no los podrá escoger. Registros Presupuestales

Valor Registro, Saldo x Obligar, Saldo Caja: En estos campos aparecerá la información del registro presupuestal escogido previamente. Esta información es sólo informativa y no puede ser editada, el programa no lo deja.

La cuadricula o grilla que aparece abajo de los campos anteriores se llena automáticamente con la información del registro presupuestal escogido previamente.

Rubro, Unidad, Fuente y Saldo del Rubro: En estos campos aparecerá la información del registro presupuestal escogido previamente. Esta información es sólo informativa y no puede ser editada, el programa no lo deja. Si el registro de presupuesto escogido, y que representa los gastos de la caja menor, tiene varios rubros, el programa le mostrará en esta grilla los rubros involucrados en el registro presupuestal.

Cuenta: En este campo escoja el codigo de la cuenta contable que va a hacer imputada en el recibo de caja menor. Debe tener en cuenta que las cuentas que aparecerán en este campo para escoger sólo son las de gastos generales. El programa sólo le mostrará el plan de cuentas concernientes a las cuentas 5111. Estos codigos deben estar creados previamente en la opción pertinente. Creación de Cuentas

Valor del Gasto: En este campo escriba el valor del gastos que va a cancelar con el recibo de caja menor que está elaborando. Este valor NO Puede ser mayor que el saldo del rubro ni del saldo de la caja. Este valor puede ser menor que el saldo del rubro, es decir, usted puede ir pagando gastos de caja con credito a este rubro.

Total Recibo: En este campo el programa el mostrará la sumatoria de los gasto digitados en la columna o las columnas, en caso de que afecte varios rubros. Esta sumatoria NO podrá ser mayor que el saldo de la caja.

Nit/Cedula: En este campo escriba el nit/cedula del beneficiario del pago por caja menor que está elaborando. En la medida que usted va digitando el nit o cedula del beneficiario el programa le permitirá escoger de la base de datos existente, en caso de que no exista, el programa le permitirá grabar este nit o cedula para futuros pagos.

Detalle/Concepto: En este campo escriba el concepto o detalle del recibo de caja menor que está elaborando.

La grilla ubicada en la parte inferior de la pantalla sirve para visualizar lo recibos de caja menor elaborados previamente en la opción. Usted podra seleccionar la fila que desee para posteriormente Borrar la información del recibo de caja menor escogido. También puede ordenar o buscar la información con base en las columnas de esta grilla.