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Apolo Ultra - Versión 2018.NICSP.Net - Contabilizar Obligaciones
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Esta opción corresponde a la Contabilización de los Registros Presupuestales. Es requisito indispensable
para poder elaborar los egresos posteriormente, debido a que esta opción permite cargar las cuentas
por pagar u obligaciones por pagar. ES IMPORTANTE QUE RESPETE LA SIGUIENTE CONVENCIÓN DEL PROGRAMA: Cuando cargue las
imputaciones contables de la obligación debe TENER en cuenta que primer debe cargar los debitos y luego los creditos. El valor
que se cargará como cuentas por pagar debe ser el último valor a imputar. EVITE inconvenientes, acate la anterior CONVENCIÓN.
Tipo de Documento: En este campo deberá seleccionar el tipo de documento
que representa la contabilización. Estos codigos que aparecen en este campo debieron
ser creados previamente en la opción pertinente. Es decir, en la opción que aparece en link de abajo.
Tipos de Documentos
Número de Obligación: En este campo escriba el número de la obligación presupuestal que va
a elaborar. Este número el programa lo coloca automáticamente con base en el consecutivo, pero usted lo puede editar.
En caso de que este número esté registrado ya como obligación, el programa le informará a través de una mensaje.
Fecha Obligación: En este campo escriba la fecha en que esta elaborando la obligación
presupuestal. El programa le validará la fecha con respecto al cierre actual. El mes y el año con que usted ingresa
al programa en control de usuarios se validarán con esta fecha, en caso de que difiera el mes o el año, el programa
le advertirá y no lo dejará continuar.
Abrir Registros Para Obligar: Presione este link para ver los registros presupuestales
que aún no han sido olbigados. Una vez escoja el registro que va a obligar, pulse nuevamente para cerrar esta ventana
Este registro debe estar creado previamente en el módulo de presupuesto en la opción.
Registros Presupuestales
Valor del Registro, Fecha del Registro, Saldo x Obligar y Nombre del Beneficiario: Estos
campos los coloca el programa automáticamente con la información del registro escogido. Estos datos el programa no
los deja editar en esta opción. En caso de que haya algún error en la información debe ir a la opción de registros
presupuestales.
Codigo Contable: En este campo escoja el codigo de la cuenta contable que va a hacer
imputada en la obligación del registro presupuestal. Estos codigos deben estar creados previamente en la opción
pertinente.
Creación de Cuentas
Nombre de la Cuenta: Este campo le mostrará el nombre de la cuenta
escogida. Este valor el programa lo coloca de forma automática y no puede ser editado. Sólo sirve para información.
Base Retención: Si la cuenta que escogió anteriormente es una cuenta de retención en
la fuente, o fue definida como tal (reteiva, retica, estampillas, etc.) aquí deberá escribir el valor base de esa
retención.
Valor Debito: En este campo escriba el valor si va a causar un debito a la imputación
contable de la cuenta escogida previamente.
Valor Credito: En este campo escriba el valor si va a causar un credito a la imputación
contable de la cuenta escogida previamente.
Totales Debitos y Creditos: En este campo aparecerá la sumatoria de los debitos y creditos
de la transacción que está realizando. La diferencia de la partida doble se representará con un asterisco rojo, el cual
al pulsar sobre él le aparecerá una pantalla con la diferencia del comprobante.
Detalle de la Obligación: En este campo escriba el concepto o detalle de la
obligación prespuestal que está elaborando.
La grilla ubicada en la parte inferior de la pantalla sirve para visualizar las obligaciones presupuestales
elaboradas previamente en la opción. Usted podra seleccionar la fila que desee para posteriormente Borrar la
información de la obligación escogida. También puede ordenar o buscar la información
con base en las columnas de esta grilla.